[직장매뉴얼] 완벽할 필요 없으며, 모든 것을 강조할 필요 없다.

가끔 보고서를 작성하다보면 완벽하기 위해 필요이상으로 노력하는 경우가 많아요.

1. 완벽할 필요 없다.

완벽을 추구하는 것은 중요합니다. 잘 못된 보고서로 인해 잘 못된 의사결정을 할 수 있으니까요.
하지만 완벽하려과 하다가 시간을 허비하는 경우가 있어요. 
사실 모든 보고서는 90%까지 내용을 채우는 것으 쉬운 일입니다. 
그 이후, 컨텐츠의 내용을 보완 하고 완성도를 높이는 일로 시간을 보냅니다. 

요즘은 신속성, 민첩성을 필요로하다보니, 
정형화된 보고보다는 조금은 서술식이지만 사실적 컨텐츠가 채워진 것을 찾는 경우가 많습니다. 
최근에는 파워포인트 보고 없어진 점입니다. 

파워포인트는 보기 편하지만, 
만판 작성시에 많은 공수가 들어갑니다. (물론 대충 작성하면 시간은 많이 걸리지 않습니다.)

완벽하게 작성하는 것은 단점이 있습니다. 
방향성이 틀린 내용을 오래동안 잡고 있는 실수를 할 수 있습니다. 


2. 자주 보는 것이 전략이다. 

자주 보려면 보고를 받는 사람과 친분(릴레이션십)이 있어야 합니다. 
자주 볼 수 있다는 것 만으로 업무의 반이상을 쉽게 할 수 있습니다. 
자주 보는 것을 통해, 
 - 정확성을 높일 수 있고
 - 방향성을 제대로 잡을 수 있습니다. 

또한 보고서의 엉성함을 자주 만나면서 채울 수 있는 지침과 참조자료를 얻을 수 있습니다. 
엄청난 장점입니다. 그래서 상사랑 멀어질 수록 업무성과도 멀어지는 이유입니다.

3. 모든 내용을 보고서에 담을 필요 없다.

실무가가 보면 모든 것이 중요하게 보입니다. 
이것은 저것에 영향을 주고 저것이 이것에 영향을 주는 것 같아서 빼먹지 않고 모두 담고자 합니다. 
하지만 그 많은 것 중 일부만 필요할 뿐입니다. 
문서든 구두든 모든 내용을 전달 할 수 없습니다. 
중요한 부분을 추려서 그것만 업데이트하는 것이 좋습니다. 

모든 것을 강조할 필요 없습니다. 

단, 화상회의 또는 온라인회의시에는 
말하든 글을 쓰는 것이 좋다. 
왜냐하면 주저함 없이 발언을 하고 
읽는 사람도 따라가고 보고자도 온라인의 특성상 명확하게 전달할 수 있는 
방법이기 때문입니다. 


오늘은 업무문서작성에 대해 의견을 드립니다. 
회사 업무중 문서작성이 차지 하는 것은 매우 높습니다.
정확성과 방향성은 무조건 맞아야 하며, 
가시성을 확보하거나,  쓸데없는 반복작업은 필요없습니다.