[직장달인] 업무보고, 타이밍이 중요

업무 보고,타이밍을 잘 맞춘다.

 

지시받은 방침이나 방법으로는 진행이 어려울 때업무를 진행하면서 상사가 지시한 일은 반드시 그 결과를 보고해야 한다. 그래야 상사는 다음 일을 계획하고 준비할 수 있게 된다. 

지시받은 일이 끝났을 때에는 곧 그 결과에 대하여 보고하면되지만, 만약 일의 과정이 복잡하여 시간이 걸릴 때에는 반드시중간보고를 하여 진행 상황을 알리도록 해야 한다.

중간보고는 가능한 한 적절한 시기에 자주 하도록 하되, 다음과같은 경우에는 반드시 해야 한다.·

업무가 완료되기까지는 상당한 시간이 걸릴 때 상황이 변했을 때업무를 진행하는 데 곤란한 문제가 발생했을 때 결과나 전망이 보일 때 등이다.

특히 일에 익숙하지 못한 사람은 아무리 작은 일이라도 자주 보고하는 마음가짐이 필요하다. 

보고란 의사소통 커뮤니케이션)의 한 수단이기도 하며 자주 보고함으로써 상사와 일에 대한 일체감을 가질 수 있다.

예로 간혹 상사가 상당한 시간이 걸릴 분량의 업무를 부여하면서 빨리 검토해서 보라고 독촉할 경우가 있다.

이런 경우 상사도 물론 시간이 많이 걸릴 거라는 것을 알고 있겠지만, 급하게 처리해야 하는 내용이기 때문에 담당직원에게 독촉하는 것이라고 생각한다.

담당직원 역시 빠른 시간 내에 보고할 수 있도록 최선을 다해야겠지만, 지시 사항을 검토해 보아 짧은 시간 내에 처리하지 못할 사항이라 생각되면 일단 상사에게 보고하여, 보고 시기에 대해 사전에 협의하여 차질이 없도록 하는 것이 중요하다.

100일까지는 지시 사항에 대해 보고를 할 수 있겠는데 그 이전에는 어렵겠다.'는 것을 이야기하여 상사에게 보고 일정을 정확히 알려주고, 거기에 따른 재지시 등을 받는 것이 좋다.

아무리 급한 지시 사항이라 해도 불충분하고 성급하게 업무를 치리할 수는 없는 것이기 때문에 그만한 사유가 있다면 상사도 공감할 것이다. 단, 이럴 경우에는 반드시 마감일을 준수하여 보고할 수 있도록 해야 한다. 

그리고 수시로 중간보고를 통해 상사가 궁금해 하지 않도록 하고, 진행 상황에 따라 협의를 계속하면서 업무를 추진한다면 큰 어려움이 없을 것이다.