[직장달인] 일에도 순서가 있다.

일의 순서를 잘 안다.

직장인이 업무를 추진하는 데 있어 주의하지 않으면 안 되는 기본적인 사항에는 두 가지가 있다.
첫째는 서류일과 책상일을 단축하는 일이다. 이를 위해서는 다음과 같은 착안이 필요하다.

• 업무는 우선 분류에서부터 시작한다.

서류는 사내 · 사외로 분류한 후 그것을 보고서 · 서신 · 연락 · 기타 등으로 구분한다.
다음에는 일상적인 것과 그렇지 않은 것으로 분류한다.

• 서류는 곧바로 처리한다.

모든 서류는 받는 즉시 읽어본 후 답신을 보내거나 불필요한 서류는 파기한다.
흔히 불필요한 서류는 보류해 놓기 때문에 책상 위가 복잡하며 시간을 낭비하게 되는 것이다.

• 담당하는 업무(일)에 대해서 무엇이 중요한가를 파악한 후 우선순위를 정해 둔다. 불필요한 서류를 책상 위에 두지 않는다. 항상 필요한 것만을 두도록 한다.
• 비망록· 메모수첩을 잘 활용하도록 한다.
• 연락은 신속하게 한다.
• 구두 지시를 받은 경우는 반드시 내용을 메모하여 누락이 없도록 한다.
• 문서의 경우는 불필요한 내용을 생략하고 가능한 한 요약하여 꼭 필요한 용건만 기록한다.
• 카피를 사용할 경우는 남용하지 않도록 한다.
• 긴급을 요할 경우는 전화 · 이메일 · 팩스 · 속달우편 · 항공편 등을 이용한다.

① 일의 기본 동작과 지식

여기에서 사무를 각 동작마다 분석해 보면 발레나 연극 등과 같이 몇 가지 기본 동작과 응용 동작의 혼합과 같은 느낌을 받게 된다. 공장관리에 입각하여 사무 합리화에 대입시켜 본다면 다음과 같이 설명할 수 있다. 

• 사무 기기의 사용법 : 기기의 사용 구분과 목적·위치·종류 내용 등이 명확히 정해져야 한다. 책상 · 전화 · 복사기·컴퓨터 · 팩스 등이 있다.

• 기본 동작 : 볼펜 · 사인펜 · 매직 등의 필기구, 그리고 검인 · 접수인 · 발송인 등의 도장 사용 구분과 일련번호의 부
여 방법 등이 있다.

• 쓰는 방법 : 서신 · 봉투 · 문서 · 표지 · 회랑 등의 양식과 보고 서류의 작성 등이 있다.

• 용지의 사용 방법 : 전표류 · 공통 기안지 · 메모 · 파일 등이있다.

• 정리 : 수신·발신 · 검토 · 조회 · 확인과 보고·문서 정리. 보관과 보존·사내 문서의 제출 · 문서의 배달 등이 있다.

• 업무 활동 : 출퇴근 · 직장 예절 · 호칭 · 복장 · 근무 태도 · 전화를 걸고 받는 법 · 질문과 의견 상신 · 보고 방법 · 사무 능률 · 집무 계획 · 업무 착안·협조 및 연락 · 방문객의 응대. 흡연 · 회의 개최 방법 · 비품의 사용 · 당직 등이 있다.
• 지식 : 자사 제품의 명칭, 사내 제반 규정 등이 있다.

* 상기내용은 조금 올드한데요. 
  아무리 사무환경이 자동화되고 유연해졌다고 하더라도, 기본은 변하지 않았습니다. 
  복사기 사용법 부터 사내시스템 활용방법까지 처음에 직장생활에서는 서툰 것 뿐입니다. 
  
  그리고, 커뮤니케이션(부서간 협조, 내부 결재, 보고등)에 있어 직장마다 문화가 다르기 때문에 하루빨리 익숙해지기
  위해 노력해야 합니다.

② 직장인이 주의해야 할 사항

• 앞서 설명한 각 항목에 대한 표준 방법이 정해져 있는가? 
• 정기적인 사무에 대한 일정 계획이 짜여 있는가?
• 작업 사무는 기계화 · 집중화 · 단순화하고 있는가?
• 직무와 책임에 대해 교육하고 있는가?
• 능력에 따라 직무를 분배하고 있는가?
• 성격 · 적성을 고려하여 직무를 부여하고 있는가?
• 교육 · 지도 · 훈련을 주기적으로 실시하고 있는가?