스티븐 코비박사의 시간관리매트릭스 /일의구분과 시간관리

 

일의 구분과 그에 따른 시간관리 방법


본질적 업무

'본질적 업무는 개인이 맡은 본업과 주요 과제를 의미한다. 본질적 업무는 당연히 일의 가치가 높고 특정한 목적을 달성하기 위한 구체적이고 명확한 작업 활동, 즉 과업 단위로 이루어지기 때문에 납기 요구가 있다. 직장에서 '언제든 하고 싶은 때까지 하면 되는 업무이면서 본질적 업무인 경우는 거의 없다고 봐도 된다. 우리가 직장에 출근하는 이유는 자신에게 부여된 본질적 업무를 통해 성과를 창출하기 위함이다. 당연히 직장에서의 시간 중 많은 부분을 여기에 할애해야 한다. 직군과 담당 업무에 따라 다소 차이가 있겠으나 직장에서 보내는 시간의 약 70%는 본질적 업무에 쓸 수 있어야 한다. 다른 어떤 업무보다 본질적 업무에서 빛을 발해야 함은 두말할 나위가 없는 것이다.

본질적 업무를 수행하기 위해 필요한 시간관리 방법은 '몰입'이다. 최대한 업무에 몰입하여 시간당 생산성을 높이고 성과를 창출해야 하는 것이다. 그러려면 자신의 업무 스타일과 업무 리듬을 잘 파악하여 업무에 깊이 몰입할 수 있는 환경을 만들어야 한다. 다양한 업무 가운데서 우선순위를 정하고 계획에 따라 효율적으로 수행하는 것도 중요하다. 또 업무 집중을 방해하는 요인들을 의식적으로 찾아내 제거해야 한다. 장시간 몰입을 위해서는 에너지 관리가 필수적이므로 질 높은 휴식과 수면을 취하는 것도 매우 중요하다.

미래준비성 업무

'미래준비성 업무는 당장 성과가 눈에 띄게 나타나는 업무는 아니더라도 개인과 조직의 미래를 위해 현재 꼭 수행해야 하는 장기적 과업을 가리킨다. 예를 들어, 개인의 역량을 개발하는 일이나 조직의 미래를 책임질 후배를 육성하는 일 등이 여기 해당한다. 즉, 미래에 본질적 업무를 더욱 잘 수행하기 위한 밑거름이 되는 일을 말한다. 이러한 미래준비성 업무는 장기 성과에 큰 영향을 미치기 때문에 일의 가치가 높다고 볼 수 있지만, 언제까지 꼭 수행해야 한다는 시간제한은 없다. 그러나 역설적이게도 시간의 압박이 없기 때문에 그 중요성에도 불구하고 간과하거나 놓치기 쉬운 일이기도 하다.

미래준비성 업무를 수행하기 위해 필요한 시간관리 방법은 '투자' 이다. 누군가 강한 시간압박을 주지도 않고 본인 스스로 긴급함을 체감하기도 어렵기 때문에 의도적으로 시간을 떼놓고 투자 개념으로 쓰는 방식이 좋다. 최소한 개인 시간의 15% 정도는 미래준비성 업무에 할애할 수 있어야 한다. 미래에도 활용 가능한 자신의 경쟁력은 무엇인지 파악하여 일을 수행하는 과정에서 의도적으로 그 역량을 개발해야 한다는 것이다. 지속적 학습과 다양한 업무경험을 쌓고자 노력해야 하며, 또한 먼저 입사한 선배로서 미래에 조직을 짊어지고 갈 후배들의 역량을 높이는 데에도 시간을 할애하여 도움을 주어야 한다.

단발성 업무

'단발성 업무는 본업은 아니지만 개인의 직무와 역할, 조직 내의 관계에 따라 요청받아 수행해야 하는 업무를 말한다. 주로 다른 부서나 동료의 본질적 업무를 일시적으로 도와주는 형태로 나타나며 회의 참석이나 자료 제공부터 일시적 업무 처리까지가 해당한다. 단발성 업무 자체는 직접적 성과 창출로 이어지지 않기 때문에 일의 가치가 상대적으로 낮지만 요청받는 업무라는 특성상 시간제한은 있다. 단발성 업무는 언제 어디서 요청을 받을지 예측하기가 어렵다는 특성이 있다.

단발성 업무의 수행에 필요한 시간관리 방법은 '통제' 이다. 하나의 단발성 업무를 처리하는 데는 많은 시간이 필요하지 않지만 예측하지 못한 단발성 업무가 수시로 발생할 경우 전체 업무 계획에 차질이 생기기 때문에 업무생산성에 영향을 미칠 수 있다. 따라서 단발성 업무가 생기면 그 일의 납기를 고려하되 본업, 즉 자신의 본질적 업무의 생산성이 훼손되지 않도록 적절히 통제해야 한다. 단발성 업무는 기본적으로 '나 자신의 필요에 의한 일이 아니기 때문에 전체적 통제는 불가능하겠지만 가능한 범위 안에서 의식적 통제가 필요하다. 중간에 끼어들어 빠른 납기를 요구하는 단발성 업무 때문에 본질적 업무에 투입할 시간이 희생되어서는 안 된다. 담당 업무에 따라 차이가 있겠으나 단발성 업무는 가능하면 전체 업무시간의 약 10% 내외에 그치도록 통제하는 것이 바람직하다.

보조적 업무

'보조적 업무는 자신의 본업을 잘 수행하기 위해 일상적으로 처리해야 하는 업무를 의미한다. 그 자체가 중요한 일이라기보다 이 업무를 하지 않으면 본질적 업무를 원활히 수행하는 데 문제가 생기거나 예기치 못한 실수가 발생할 수 있어, 여기에 일정 부분 시간을 할애해야 하는 것이다. 단순한 업무점검이나 실적 취합(주간 업무), 회의록 작성, 자료 정리, 이메일 확인 등이 보조적 업무에 해당한다. 이런 업무들은 정기적으로 반복되는 것들이 많고 대부분은 시간제한을 받지 않는 일들이다. 보조적 업무는 아무리 잘해도 티가 나지 않지만 꼭 필요한 일이고, 수행하지 않으면 불편을 겪게 된다.

보조적 업무의 수행에 필요한 시간관리 방법은 '축소'이다. 본질적 업무를 잘 수행하기 위해 꼭 필요하지만 그 자체가 가치를 창출하는 일은 아니므로 여기에 너무 많은 시간을 할애하다가는 본말이 전도될 수 있다. 따라서 화와 자동화 등을 통해 보조적 업무에 투입되는 시간을 줄일 필요가 있다. 담당 업무에 따라 차이가 있을 수 있으나 보조적 업무에 쓰는 시간은 전체 업무시간의 5% 이하로 유지하는 것이 바람직하다.

일과 성과 사이에서 어떻게 시간을 관리할 것인가?