시간계획과 우선순위 고려를 위한 리더십 가이드라인

부서 단위 조직에서 구성원들이 나름대로 시간계획을 세우고 이를 준수하려 해도 관리자의 도움이 없다면 혼란만 가중될 수 있다.

또한 우선순위를 고려하여 중요한 업무에 더 많은 에너지를 투입하고 집중하기 위해서도 관리자의 역할은 필수 불가결하다.

부서원이 자신의 시간계획과 우선순위를 고려하여 일하도록 관리자가 도울 수 있는 구체적 팁을 소개한다.

Tip 1.목표와 연계된 효과적 시간계획 체크하기

관리자는 부서원들이 적절한 시간계획을 세웠는지, 단기목표뿐 아니라 중장기목표에도 합리적으로 시간배분을 했는지 확인할 필요가 있다.

이 시간계획을 체크하지 않으면 부서원들은 마감이 급한 단기목표에 매몰되어 중요한 중장기목표를 방치할 수 있기 때문이다.

특히 관리자는 중장기목표의 중요성에 대해 부서원과 자주 소통하고 중장기목표를 달성했을 때 어떤 결실이 있을지 그 미래 이미지에 대해 구체적으로 이야기하며 부서원들이 중장기목표의 의미를 되새기도록 도와주어야 한다.

목표설정 이론의 세계적 대가인 토론토 대학교의 게리 레이섬(Gary Latham) 교수에 따르면, 부서원들은 목표에 대해 관리자로부터 충분한 설명을 들었다고 생각하면 권한위임을 받았다고 느끼고 목표달성에 대한 동기가 증가한다.

또한 부서장이 부서원들의 중요한 목표를 부서 내다른 부서원들과 공유할 경우 부서원들은 시간계획에 따라 목표를 완수해야겠다는 의지가 높아진다.

Tip 2. 업무 추가 부여 시 우선순위 함께 생각하기

관리자가 곧잘 저지르는 실수 중 하나가 부서원에게 업무를 지시할 때 부서원이 기존에 하고 있던 업무에 대한 고려를 하지 않는 것이다.

삼성경제연구소 설문조사에서도 “주 52시간제 정착을 위해 관리자의 노력이 가장 필요한 부분은?" 이라는 문항에 대해 “공정하고 합리적인 업무배분”을 1순위로 꼽을 정도로 직원들의 불만이 높은 영역이었다.

따라서 관리자는 새로운 업무를 부여할 때 부서원이 기존에 진행하던 업무까지 종합적으로 고려하여 업무의 긴급성과 중요성을 먼저 평가해볼 필요가 있다.

그런 다음, 부서원과 충분한 논의를 거쳐 업무 우선순위를 조정함으로써 부서원이 납기를 고려하며 시간계획을 합리적으로 다시 짤 수 있도록 도와야 한다.

관리자의 노력이 가장 필요한 부분에 대한 설문 결과, '업무배분 (21%), '잔특근 관리 (18%), '일정관리 (13%), '명확한 업무지시’ (12%), '역할과 책임 명확화 (10%) 순으로 조사되었다.

Tip 3. 돌발 상황 발생 시 적절한 지원하기

관리자가 부서원들에게 계획오류에 대해 주지시키고 교육하더라도 일부 부서원들은 계획오류에서 빠져나오지 못하고, 결국에는 업무마감을 지키지 못할 가능성이 있다.

특히 과거에 해보지 않은 신규 업무를 처리해야 할 때나 부서원의 업무경험이 부족한 경우에는 일정 내에 관리자가 원하는 결과가 나오지 않을 수 있다.

따라서 관리자는 평소 부서원들이 시간계획에 맞추어 업무를 진행하는지 체크할 뿐 아니라 돌발 상황에 어떻게 대처할지에 대한 시나리오도 미리 준비해두어야 한다.

그러한 시나리오나 사전준비가 없으면 관리자가 당황하게 되고 당황하는 관리자를 보면 부서원들이 더욱 놀라며 어찌해야 할지 모르는 혼란스러운 상황이 발생할 수 있다.

중요한 업무에 대해서는 돌발 상황에 대비하여 다른 부서원들의 도움을 신속하게 받을 수 있도록 부서 전체 업무일정을 재조정하거나 사전에 돌발 상황을 감안하여 버퍼 시간(Buffer Time)을 확보해두는 것도 좋은 방법이다.

버퍼 시간은 일정관리에도 효과적이지만 산출물을 재검토하여 정교화할 수 있는 시간을 제공하기 때문에 우수한 결과물을 만드는 데도 기여한다.

또한 계획오류에 빠지기 쉬운 성향을 가진 부서원, 불확실성이나 난이도가 높은 업무를 담당하는 부서원에 대해서는 관리자가 업무수행 중 고충이 없는지 수시로 체크하고 필요한 지원을 신속하게 제공하는 것이 필요하다.